Les mentions obligatoires d’une facture
Une facture doit répondre à un certain nombre d’obligation comme sa forme ou ses mentions obligatoires sous peine de sanctions.
La forme de la facture
Une facture est une note détaillée de services réalisés ou de marchandises vendues. Elle doit répondre à un certain nombre d’obligation concernant la forme :
- être rédigée en langue française ;
- être établie en 2 exemplaires, dont l’original pour le client ;
- comporter un certain nombre d’indications détaillées ci-dessous.
Les mentions obligatoires
- La date de facture : c’est la date à laquelle la facture est émise ;
- Le numéro de la facture : il doit être unique sur chaque facture et basé sur une séquence chronologique et continue, sans « trou », car une facture ne peut pas être supprimée ;
- L’identité du vendeur : dénomination sociale, adresse du siège social, adresse de facturation (si différente), forme juridique, numéro SIREN, code APE, capital social, numéro RCS et ville du Greffe d’immatriculation (si commerçant), numéro du répertoire des métiers et département d’immatriculation (si artisan) ;
- L’identité de l’acheteur : dénomination sociale, adresse, adresse de facturation (si différente), adresse de livraison (si différence) ;
- Numéro du bon de commande : s’il existe ;
- Numéro d’identification à la TVA : pour le vendeur et l’acheteur (si redevable de la TVA) mais non obligatoire si le montant hors taxe de la facture est inférieur ou égal à 150€ ;
- Désignation et décompte des produits et services rendus : nature, marque, référence des produits. Matériaux fournis et main d’œuvre pour les prestations. Dénomination précise, quantité, prix unitaire hors taxes et taux de TVA ajoutée, remises et autres rabais éventuels ;
- Le prix : unitaire hors TVA ;
- Le taux de TVA applicable : s’il y a plusieurs taux applicables, ils doivent apparaitre distinctement par lignes ;
- Les réduction de prix : remise, rabais ou ristourne ;
- Le total : une somme totale HT et une somme totale TTC ;
- Le paiement : la date ou le délai, les taux de pénalités en cas de non paiement à la date de règlement inscrite sur la facture et le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement (40 €).
Les autres mentions
- Le vendeur ou prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée : «Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté» ;
- Le vendeur a un régime de franchise de TVA : «TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts» ;
- Le sous traitant ne déclare plus la TVA (autoliquidation de la TVA) : «auto-liquidation de la TVA». Indiquer qu’il s’agit d’un «montant hors taxe» ;
- Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire : mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité.
Les factures électroniques
La facture peut être émise par voie électronique sous réserve que l’acheteur formalise son acceptation. Le contenu d’une facture dématérialisée doit correspondre à celui d’une facture papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.
Dans le cadre des marchés publics, la facturation électronique est obligatoire pour les grandes entreprises et les PME. A compter du 1er janvier 2020 elle le sera également pour les TPE.
Les sanctions
Les entreprises qui ne respectent pas les règles de facturation s’exposent à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Le montant de l’amende ne peut toutefois pas excéder le quart du montant de la facture.
A compter du 1er octobre 2019, tout manquement à l’obligation de facturation entre professionnels sera puni d’une amende administrative pouvant atteindre 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende pourra être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1ère sanction.
Le délais de conservation
Les factures doivent être conservées pendant 10 ans, en leur qualité de pièces comptables. Elles peuvent être conservées sous format papier ou électronique.