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Logiciels de comptabilité et systèmes de caisse sécurisés

À compter du 1er janvier 2018, tout assujetti à la TVA sera tenu d’utiliser un logiciel de comptabilité et de gestion ou un système de caisse sécurisé et de conserver les documents en attestant en vue d’un éventuel contrôle inopiné de l’administration (CGI art. 286, I. 3°bis).

L’administration s’apprête à publier une instruction fiscale précisant les modalités d’application de cette nouvelle obligation. Ses représentants en ont dévoilé les grandes lignes au cours d’une conférence petit-déjeuner organisé par le cabinet BDO le 29 juin 2016.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Tous les assujettis à la TVA qui enregistrent eux-mêmes les règlements de leurs clients dans le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse sont concernés, qu’ils soient de droit privé ou de droit public.

Les assujettis exonérés de TVA ou encore ceux qui bénéficient de la franchise en base sont concernés.

Qu’entend-on par logiciel de comptabilité ou de gestion ou système de caisse ?

Le BOFiP à paraître se reportera aux indications déjà données par l’administration dans ses commentaires relatifs au droit de communication, auquel sont tenus les entreprises ou opérateurs qui conçoivent ou éditent des logiciels de comptabilité ou de gestion ou des systèmes de caisse ou interviennent techniquement sur les fonctionnalités de ces produits, affectant la tenue des écritures du livre-journal (LPF art. L 96 J ; BOFiP-CF-COM-10-80-§ 170 à 210-28/05/2014).

Les logiciels dits « libres » sont également concernés. Ces logiciels sont caractérisés par la possibilité pour leurs utilisateurs de les paramétrer pour les adapter à leurs besoins spécifiques. Les paramètres touchant au respect des conditions posées par la loi ne devront pas être modifiables.

Le BOFiP à paraître précisera la notion d’éditeur de logiciels, notamment en cas de système conçu de manière ouverte : le concepteur d’origine ou le dernier intervenant ayant modifié les paramètres permettant la conformité aux caractéristiques posées par la loi. Ce dernier intervenant sera considéré comme éditeur et à ce titre, il pourra attester du respect des caractéristiques ou s’engager dans une certification.

Quelles sont les données concernées ?

Ce sont les données qui concourent directement ou indirectement à la réalisation d’une transaction, y compris les transactions de type « école », et toutes les données liées au paiement reçu ou attendu en contrepartie.

Une opération erronée peut être annulée, mais la traçabilité de cette annulation doit être assurée dans le logiciel.

Un logiciel étranger utilisé en France est-il concerné ?

L’éditeur étranger peut entreprendre la démarche de certification auprès d’un organisme tiers ou délivrer une attestation. Le distributeur du logiciel n’est pas concerné. S’il ne lui est pas fourni, il appartient au client de réclamer à son éditeur l’attestation de conformité ou le certificat.

Quatre conditions à remplir

1) Inaltérabilité des données

Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit enregistrer toutes les données d’origine et les rendre inaltérables. De même, il doit enregistrer les corrections de ces données.

2) Sécurisation des données

Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit sécuriser les données natives, les modifications enregistrées et les données permettant la production des pièces justificatives par tout procédé technique fiable en permettant la restitution dans l’état de leur enregistrement d’origine. Si une fonction « école » est utilisée, une mention spéciale doit l’indiquer (par exemple mention « factice » ou « simulation » en trame de fonds).

3) Conservation des données

Pour les logiciels de caisse, une clôture journalière et mensuelle doit être prévue. Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit prévoir une clôture de période au moins annuelle ou par exercice comptable. En cas d’utilisation d’un système de caisse centralisé agrégeant les données de points de ventes, les données détaillées et les données agrégées doivent être conservées.

Les données doivent être conservées pendant six ans (LPF art. L 102 B).

4) Archivage des données

Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit permettre d’archiver les données enregistrées selon la périodicité choisie et au minimum une fois par an ou par exercice comptable. Les archives doivent pouvoir être lues, même en cas de changement de système.

Conformité du logiciel ou du système

La justification de la conformité du logiciel ou du système est apportée :

-par un certificat délivré par un organisme tiers accrédité ;

-par l’attestation de l’éditeur du logiciel, conforme au modèle publié par l’administration.

Un certificat ou une attestation est à produire pour chacun des logiciels ou des systèmes utilisés.

Le plus souvent, un logiciel comporte plusieurs versions. On distingue la version majeure (qui modifie les caractéristiques de conformité) des versions mineures. Le certificat ou l’attestation doivent porter sur la version majeure. Il vaut pour les versions mineures.

Il revient à l’éditeur du logiciel de demander la certification à un organisme agréé et de remettre une copie de ce certificat à l’acquéreur ou bien de délivrer une attestation individuelle. Mais en définitive, l’obligation de production à l’administration du certificat ou de l’attestation incombe à l’acquéreur du logiciel, qui donc doit s’assurer être en possession du document justifiant du caractère conforme du logiciel qu’il détient.

Tout doit être conforme le 1er janvier 2018

L’obligation de conformité s’applique à tous les logiciels de comptabilité ou de gestion et tous les systèmes de caisse utilisés par les assujettis à la TVA à compter du 1er janvier 2018 pour enregistrer les règlements des clients.

Attention, à compter de cette date, les agents de l’administration fiscale pourront intervenir de manière inopinée dans les locaux professionnels d’une personne assujettie à la TVA pour vérifier la détention par cette personne de l’attestation ou du certificat pour chacun des logiciels de comptabilité ou de gestion ou systèmes de caisse qu’elle détient. Le contribuable défaillant encourt une amende de 7500 € par logiciel ou système et il devra se mettre en conformité dans les soixante jours.

2018-11-13T17:13:31+02:00 mars 2018|