Nouvelle obligation d’utiliser un logiciel certifié conforme à la loi anti-fraude TVA

Afin de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes, la Loi de Finance pour 2016 apporte de nouvelles obligations concernant les logiciels de gestion utilisés par les entreprises. Ces nouvelles exigences entreront en vigueur à compter du 1er janvier 2018.

Qui est concerné par cette nouvelle obligation ?

Tous les assujettis à la TVA, personne physique ou morale, de droit privé ou public qui enregistrent des règlements de leurs clients dans un logiciel de gestion (comptabilité, ERP, logiciel de caisse ou de facturation – gestion commerciale, gestion d’affaires et gestion de production) sont concernés par cette nouvelle disposition.

Tous les logiciels de gestion évoqués ci-dessus sont concernés, quels que soient leur déclinaison : solutions déployées au sein des entreprises ou accessibles en ligne (hébergées, en cloud, en Saas, etc.), solutions standard ou spécifiques ou logiciels libres / open source.

Sont concernées toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la réalisation d’une transaction (y compris lorsque la transaction n’est que simulée) participant à la formation des résultats comptables et fiscaux – qu’il s’agisse d’une opération de vente ou d’une prestation de services (émission d’une note, d’un ticket, d’une facture), ainsi que de toutes les données liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie. Sont également concernées l’ensemble des données permettant d’assurer la traçabilité de ces données concourant à la réalisation de la transaction et de garantir l’intégrité de celles-ci.

Quelles sont les 5 exigences incontournables de cette obligation ?

Cinq grandes exigences devront être respectées :

  1. Inaltérabilité des données :
    Les logiciels doivent désormais conserver les données dans leur état d’origine sans aucune altération possible. Toute correction (modification, annulation) sur des opérations de règlement doit apparaître clairement par le biais d’opérations d’addition ou de soustraction donnant lieu à un enregistrement.
  2. Sécurisation des données :
    Toutes les données concernées (origine, modifications, celles permettant la production de pièces justificatives émises) doivent être sécurisées par un procédé technique fiable pour garantir la restitution des données de règlement dans leur état d’origine.
  3. Conservation des données :
    Le nouveau dispositif proposé précise également que les logiciels concernés doivent prévoir des clôtures, reflet des opérations réalisées, qui devront être réalisées à intervalle régulier. Ces données doivent être conservées pendant six ans.
  4. Archivage des données :
    Les solutions logicielles doivent proposer des fonctionnalités d’archivage afin de permettre de figer les données et donner date certaine aux documents archivés. L’accès et la lecture de ces archives par l’administration doivent être aisés. Les opérations d’archivage doivent elles-mêmes être tracées.
  5. Certificat ou attestation de conformité :
    Afin de justifier le respect des conditions ci-dessus, l’entreprise doit disposer d’un certificat ou d’une attestation qui sera délivrée par l’éditeur. L’entreprise sera tenue de présenter ce certificat ou cette attestation pour chacun des logiciels possédés et soumis à cette nouvelle réglementation.

Quels sont les impacts ?

Cette nouvelle obligation implique pour chaque entreprise concernée

  • De s’assurer de la conformité de chacun des logiciels qu’elle utilise
  • De faire évoluer ses usages pour que ses processus soient conformes aux nouvelles obligations sur toute sa chaîne de règlement.

A compter du 1er janvier 2018, en cas de contrôle de l’administration fiscale, toute entreprise qui ne serait pas en capacité de présenter son certificat ou son attestation de conformité délivrée par son éditeur de logiciel devra payer une amende de 7 500 € pour chaque logiciel ou système concerné. L’amende s’applique de nouveau en cas de non présentation de l’attestation ou du certificat de conformité dans les 60 jours.